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Caso o interessado já saiba o número da matrícula do imóvel ou o número da transcrição de que deseja a certidão, poderá fazer o pedido simplesmente indicando o respectivo número.

No caso de transcrição, além do número, deverão ser indicados mais dados para ajudar a pesquisa, pois diferente da matrícula que se refere apenas a um imóvel, a transcrição pode referir-se a mais de um imóvel e a certidão recebida pode não satisfazer a necessidade do requerente, se não for bem informada a sua necessidade.

Quando requisitar certidão de transcrição o interessado deverá fornecer, sempre que possível, ao menos um dos seguintes dados: o endereço do imóvel, o nome do proprietário ou data da transcrição.

A pesquisa feita a partir do nome é bastante comum. O funcionário do cartório, a partir do nome fornecido pelo interessado, consulta o Indicador Pessoal do cartório, índice que aponta todos os registros em que o nome da pessoa indicada aparece. A pesquisa pelo nome da pessoa pode ser solicitada para um ou mais de um cartório de forma simultânea.

Para saber todos os imóveis que uma pessoa possui na cidade de São Paulo, o interessado deve solicitar que a pesquisa seja feita em todos os cartórios. Nesse caso, serão emitidas apenas 18 certidões (uma por cada cartório), se a pessoa pesquisada possuir mais imóveis, o cartório detentor da informação comunicará o interessado, que poderá requerer as demais certidões.

A pesquisa feita a partir do nome do pactuante (ou dos pactuantes) se faz para aferição da existência de registro de escritura pública de pacto antenupcial.

Para a celebração do casamento, o casal necessita, antes, escolher o regime de bens conveniente. Atualmente, quando há opção pelo regime da comunhão universal ou da separação total de bens, por exemplo, essa opção deverá obrigatoriamente ser manifestada em uma escritura pública e essa escritura de modo igualmente obrigatório deve ser registrada em Cartório de Registro de Imóveis.

Para o fornecimento da certidão do registro, o interessado indica o nome dos pactuantes (dos cônjuges) ou, pelo menos, de um deles.

A pesquisa a partir do endereço do imóvel é utilizada quando o interesse é vinculado a imóvel determinado. Como o proprietário daquele imóvel pode também possuir outros imóveis, a pesquisa pelo endereço do imóvel, nesse caso, é a ideal. Porém, a seleção do subdistrito em que localizado o imóvel é necessária, pois será preciso saber em qual cartório a pesquisa deve ser realizada. E a competência de cada cartório na cidade de São Paulo é limitada por subdistrito. Para saber: clique aqui

Se o imóvel do qual desejamos a certidão está localizado num loteamento ou num condomínio de casas, apartamentos, lojas ou garagens, indispensável, além de indicar o endereço (rua e número), que se indique também o nome da unidade (do lote, apartamento, loja ou vaga de garagem) e da quadra ou do condomínio. Veja que há casos em a indicação do nome do empreendimento não bastará. Há empreendimentos grandes que possuem várias torres, vários blocos, várias segmentações. O pedido deve ser claro e bem especificado.

São os dados bem informados no pedido que permitem a agilidade na pesquisa e a conseqüente rapidez na entrega da certidão. A ausência de uma informação pode impossibilitar a expedição da certidão. Lembre-se que para cada imóvel deve ser feito um pedido. Assim, havendo apartamento e vaga na garagem como matrículas distintas, devem ser feitos dois pedidos de certidão; um para cada imóvel.